Organisationsentwicklung (Referenzen)

Eine Organisationsuntersuchung ist ein systema-
tischer Prozess zur Analyse und Optimierung
von Organisationseinheiten oder ganzen Organi-
sationen. Sie umfasst verschiedene Dimensio-
nen der Analyse, darunter Aufgabenwahrneh-
mung und -verteilung, Aufbauorganisation, Ab-
lauforganisation, Schnittstellen und Prozesse,
Digitalisierungspotenziale, Personalbedarfser-
mittlung, Ressourcenausstattung, Führung und
Steuerung sowie Kommunikation und Information.

Wir bei IMAKA gehen Organisationsuntersu-
chungen mit einem strukturierten Vorgehen

nach Maß an – angepasst an Ihre individuellen
Bedürfnisse. Dabei ist uns die Beteiligung aller
Betroffenen und eine Zusammenarbeit auf Au-
genhöhe ein großes Anliegen, um die größtmög-
liche Akzeptanz unserer Ergebnisse sicherzustel-
len. Die Vorstellung der Ergebnisse gegenüber
allen beteiligten Akteuren und in den politi-
schen Gremien ist für uns obligatorisch.

Selbstverständlich unterstützen wir auch gerne
bei der Umsetzung der durch uns ausgesproche-
nen Empfehlungen – denn wir sind überzeugt
von der Praxistauglichkeit unserer Ergebnisse.

• Umfassende Organisationsuntersuchungen von Gesamtverwaltungen in Landkreisen sowie Städten und Gemeinden
• Erstellung von Kurzanalysen einzelner Einheiten zur Ermittlung vertiefender Untersuchungsbedarfe
• Vertiefte Organisationsuntersuchungen einzelner Einheiten (z. B. Ämter, Fachbereiche, Abteilungen oder Sachgebiete) – hierbei können wir alle üblichen Fachlichkeiten der öffentlichen Hand abdecken, wie z. B. Personal und Organisation, Finanzen, Informationstechnologie und Digitalisierung, technische Verwaltung, Jugend und Soziales, Bürgerservices, Ordnungsverwaltung, Gesundheit, Schule und Sport, Kultur, Steuerungsunterstützung etc.
• Organisationsuntersuchungen in Bereichen außerhalb der Kernverwaltung, wie z. B. Bauhof, Hausmeister, Kindertageseinrichtungen, Feuerwehr etc.
• Begleitung bei der Umsetzung der Empfehlungen von Organisationsuntersuchungen
• Evaluation von umgesetzten Maßnahmen im Hinblick auf deren Wirksamkeit

Um Ihre Organisation bei dynamischen Rahmen-
bedingungen an moderne Anforderungen anzu-
passen und für anstehende Veränderungen
sinnvoll aufzustellen, ist die Neujustierung von
Verwaltungsstrukturen ein wichtiger Schritt. Da-
bei beleuchten wir unterschiedliche Faktoren,

wie zum Beispiel die Anzahl und Struktur von
Dezernaten und Ämtern, die Detailgestaltung
von Querschnittsreferaten sowie die Bündelung
oder Aufteilung von Organisationseinheiten
ebenso wie die Binnenorganisation einzelner
Bereiche.

• Neustrukturierung von Gesamtorganisationen
• Schaffung von klaren Aufgabenabgrenzungen in (Teil-)Einheiten anhand des AKV-Prinzips (Aufgabe, Kompetenz, Verantwortung)
• Sicherstellung funktionaler Führungsstrukturen
• Definition und Verbesserung der Kooperationsbeziehungen/Schnittstellen zwischen einzelnen Einheiten

Geschäftsprozesse – also Abläufe und deren
Schnittstellen – werden im Optimalfall laufend
auf ihre Effizienz hin überprüft und bei Bedarf
optimiert. In der Praxis tritt die Effizienz von
Prozessen aber häufig erst dann in den Fokus,
wenn die Negativfolgen schlechter Prozesse
(Ineffizienz und Ressourcenmehraufwände)
spürbar werden. In Zeiten begrenzter finanziel-
ler Spielräume kommt der Prozessanalyse und
-optimierung eine entscheidende Rolle zu.

Auch mit Blick auf die Digitalisierung von Ver-
waltungen und Unternehmen ist ein professio-
nelles Prozessmanagement elementar. Denn:
Wird ein schlechter analoger Prozess digitali-
siert, ist das Ergebnis bestenfalls ein schlechter

digitaler Prozess. Auf diese Weise kann weder
Digitalisierung im großen Stil gelingen, noch
können so Effizienzreserven identifiziert und vor
allem auch realisiert werden.
IMAKA unterstützt Sie und Ihre Organisation da-
bei, bestehende Prozesse zu definieren, gemein-
sam zu analysieren und Schwachstellen zu iden-
tifizieren. Unter Einbezug aller relevanten Stake-
holder werden Optimierungspotenziale eruiert,
um Bearbeitungszeiten zu verkürzen (z. B. Bau-
genehmigung) oder Wartezeiten zu reduzieren
und insgesamt Bürokratie abzubauen.
Auf Wunsch werden die Prozesse für Sie model-
liert, um beispielsweise ein Prozesshandbuch zu
etablieren oder als Basis für eine spätere Auto-
matisierung der Prozesse.

• Unterstützung beim Aufbau eines professionellen Prozessmanagements in der Organisation (insbes. strukturelle Verortung, Ressourcenausstattung, Erarbeitung interner Prozessframeworks, Festlegung einer planvollen Vorgehensweise)
• Schulung und praktische Wissensvermittlung für interne Prozessverantwortliche
• Erstellung von Prozesslandkarten und ProzesspriorisierungenDurchführung von Workshops zur Prozesserhebung und -optimierung
• Unterstützung bei der Digitalisierung bzw. Automatisierung von Prozessen anhand innovativer technischer Lösungen (z. B. low-code/no-code, RPA, KI)
• Modellierung von Prozessen in BPMN 2.0 und anderen gängigen Notationen
• Erstellung von Prozesshandbüchern
• Prozessbezogene Personalbedarfsermittlung anhand von mittleren Bearbeitungszeiten (z. B. PERT-Methode)

Organisationen befinden sich im ständigen
Wandel: Neue Aufgaben auf Basis strategischer
oder organisatorischer Neuausrichtungen, neue
Gesetze, Trends und Krisen sind nur einige Bei-
spiele, die sich auf die Arbeit einer Organisation
und ihr Aufgabenportfolio auswirken können. Bei
jeglichen Änderungen stellt sich die Frage, wie-
viel Personal für die Bearbeitung der bestehen-
den Aufgaben angemessen ist und welche Quali-
fikation die jeweiligen Fachkräfte benötigen.

Teilweise werden Personalbedarfsermittlungen
sogar explizit durch den Gesetzgeber vorgege-
ben. So verpflichtet die Regelung des § 79 SGB
VIII die Träger der öffentlichen Jugendhilfe für
eine ausreichende Personalausstattung zu sor-
gen und ein Verfahren zur Personalbemessung
zu nutzen.

Bei der Personalbedarfsermittlung nutzen wir
bei IMAKA unsere langjährige Erfahrung sowie
verschiedene, anerkannte Methoden zur
Bestimmung des tatsächlichen Personalbedarfs.
Die analytische Personalbemessung basiert auf
Arbeitsanalysen und Zeitstudien, während die
summarisch-vergleichende Methode Erfah-
rungswerte, Benchmarks und Vergleiche heran-
zieht.

Die prozessbezogene Tätigkeitserhebung analy-
siert Arbeitsabläufe und deren Durchlaufzeiten,
um den Personalbedarf an tatsächlichen Tätig-
keiten auszurichten. Auch die Erstellung einer
Aufgaben-Stellen-Matrix (ASM) kann in diesem
Zusammenhang ein sinnvolles Instrument dar-
stellen, um insbesondere auch Auffälligkeiten in
Bezug auf die Verteilung der Aufgaben zu
identifizieren.

• Globale Personalbedarfsermittlung für eine Gesamtorganisation im Sinne einer Positionsbestimmung anhand von Benchmarks bzw. Orientierungswerten
• Vertiefende Personalbedarfsermittlung ein einzelnen Organisationseinheiten anhand von analytischen Bemessungsmethoden inkl. der Erfassung von Bearbeitungszeiten
• Prozessbezogene Personalbedarfsermittlung unter Berücksichtigung von Prozessoptimierungsaspekten und mittleren Bearbeitungszeiten pro Prozessschritt

Das Stellenbewertungsverfahren ist ein zentra-
ler Prozess zur tarif- und beamtenrechtlichen
Eingruppierung von Beschäftigten und Beamten.
Wir unterstützen Sie und Ihre Mitarbeitenden
bei Bedarf bei der Erstellung von Stellenbe-
schreibungen, führen Arbeitsplatzinterviews,
Erstellen fachlich fundierte Stellenbewertungen
(tarif- und beamtenrechtlich) und begleiten auf
Wunsch auch Ihre Bewertungskommission.

Wir unterstützen unsere Kunden hier stets mit
einem beratenden Ansatz, der unsere langjährige
Erfahrung und Expertise in der Organisationsent-
wicklung von öffentlichen Verwaltungen in den
Bewertungskontext einbezieht, um möglichst pass-
genaue und im Quervergleich stimmige Ergebnisse
zu erzielen – die Einhaltung der aktuellen tarif- und
beamtenrechtlichen Vorgaben ist für uns dabei
selbstverständliche Grundlage unseres Handelns.

• Umfassende Neubeschreibung und -bewertung von Stellen
• Regelmäßige oder punktuelle Begleitung von Bewertungskommissionen
• Schulung von Führungskräften und/oder Mitarbeitenden z. B. zur Erarbeitung von Stellenbeschreibungen oder zu Grundlagen der Stellenbewertung
• Durchführung von Arbeitsplatzinterviews
• Sparringspartner für interne Bewertungsstellen zum fachlichen Austausch oder zur Plausibilisierung kritischer Bewertungen
• Unterstützung bei der Entwicklung von Haustarifen

Bund und Bundesländer:

Baden-Württemberg (u. a. Forst BW, Finanzmi-
nisterium, Landesanstalt für Umwelt Baden-
Württemberg, Vermögen und Bau, Universität
Stuttgart, Universität Ulm, Universitätsklinikum
Tübingen, Wissenschaftsministerium),
Bayern (Bezirk Mittelfranken, Bezirk Schwaben,
Schwäbisches Bildungszentrum Irsee,
Kloster Seeon Kultur- und Bildungszent-
rum des Bezirks Oberbayern), Freie und
Hansestadt Hamburg (Behörde für Inneres und
Sport, Behörde für Soziales, Familie, Gesund-
heit und Verbraucherschutz, Finanzbehörde),
Hessen (u.a. Ministerium für Wissenschaft und
Kunst, Ministerium für Soziales und Integra-
tion, Landesarchiv), Nordrhein-Westfalen
(Gemeindeprüfungsanstalt), Sachsen (Staats-
betrieb Immobilien- und Baumanagement),
Schleswig-Holstein (Staatskanzlei)

Landkreise:

Alb-Donau-Kreis, Altenburger Land, Bad
Dürkheim, Böblingen, Bodenseekreis,
Breisgau-Hochschwarzwald, Calw,
Emmendingen, Esslingen, Euskirchen,
Freudenstadt, Fürth, Germersheim,
Göppingen, Günzburg, Harburg, Heidenheim,
Hohenlohekreis, Karlsruhe, Konstanz, Lörrach,
Ludwigsburg, Main-Tauber-Kreis, Neckar-
Odenwald-Kreis, Oberallgäu, Oberbergischer
Kreis, Ortenaukreis, Ostallgäu, Paderborn,
Rastatt, Ravensburg, Rems-Murr-Kreis,
Reutlingen, Rhein-Neckar-Kreis, Rottweil,
Schwäbisch Hall, Schwarzwald-Baar-Kreis,
Sigmaringen, Südwestpfalz, Tübingen,
Tuttlingen, Waldshut, Würzburg,
Zollernalbkreis

Kommunen:

Affalterbach, Aichelberg, Aichtal, Aichwald,
Albstadt, Alpirsbach, Altbach, Altenriet,
Asperg, Bad Belzig, Bad Krozingen, Bad
Liebenzell, Bad Mergentheim, Bad Urach,
Bad Wimpfen, Baden-Baden, Baiersbronn,
Bempflingen, Benningen, Beuren, Biberach,
Blau-stein, Böblingen, Bönnigheim, Bräunlin-
gen, Braunschweig, Bretten, Bühlertal,
Dauchingen, Denkendorf, Dettenheim, Ditzin-
gen, Donaueschingen, Donauwörth, Duisburg,
Eberdingen, Ebersbach an der Fils, Eberstadt,
Eggenstein-Leopoldshafen, Ehrenkirchen,
Eimeldingen, Eislingen/Fils, Ellwangen,
Epfendorf, Eppelheim, Erftstadt, Ettlingen,
Fichtenberg, Filderstadt, Fischen im Allgäu,
Flörsheim am Main, Frankfurt (Oder), Frank-
furt am Main, Freiberg am Neckar, Freiburg,
Freudenstadt, Friedrichshafen, Gaggenau,
Gaildorf, Gärtringen, Gelsenkirchen, Gemein-
deverwaltungsverband Neckartenzlingen,
Gemeindeverwaltungsverband Vorderes
Kandertal, Gerlingen, Gernsbach, Giengen an
der Brenz, Göppingen, Großbettlingen,
Heidenheim, Heilbronn, Heimsheim, Hemmin-
gen, Hochdorf, Hochheim am Main,
Holzgerlingen, Horb, Ingersheim, Ingolstadt,
Kappel-Grafenhausen, Karlsdorf-Neuthard,
Karlsruhe, Kehl, Ketsch, Kirchheim/Teck, Kön-
gen, Konstanz, Korntal-Münchingen, Kornwest-
heim, Lahr, Leinfelden-Echterdingen, Leingar-
ten, Leonberg, Lichtenwald, Lörrach, Loßburg,

Ludwigsburg, Hansestadt Lüneburg, Magstadt,
Mahlberg, Marbach am Neckar, Markgrönin-
gen, Mettmann, Metzingen, Möglingen,
Mönchengladbach, Mosbach, Mössingen,
Mülheim an der Ruhr, Murrhardt, Neckarsulm,
Neckartenzlingen, Neuenburg am Rhein, Neuf-
fen, Neuhausen auf den Fildern, Nufringen,
Nürtingen, Oberndorf, Oberriexingen, Ochsen-
hausen, Offenburg, Owingen, Pfalzgrafenwei-
ler, Pfullingen, Pleidelsheim, Potsdam, Radolf-
zell, Ravensburg, Rems-eck am Neckar, Rems-
halden, Renningen, Reutlingen, Rheinfelden,
Rheinmünster, Riederich, Rietheim-Weilheim,
Rosengarten, Rottenburg am Neckar, Sachsen-
heim, Sankt Georgen, Schlaitdorf, Schönaich,
Schwäbisch Gmünd, Schwanau, Schwieberdin-
gen, Sersheim, Siegelsbach, Sindelfingen,
Singen, Sinsheim, Solingen, Speyer, Steinen,
Steinenbronn, Steinheim an der Murr, Landes-
hauptstadt Stuttgart, Teningen, Tiefenbronn,
Trossingen, Tübingen, Tuttlingen, Überlingen,
Uhingen, Ulm, Unterensingen, Vaihingen an
der Enz, Verbandsgemeinde Eisenberg, Villin-
gen-Schwenningen, Waiblingen, Wain, Wei-
kersheim, Weil im Schönbuch, Weil der Stadt,
Weilheim an der Teck, Weinstadt, Weinsberg,
Weissach, Wernau, Wiernsheim, Wiesloch,
Würselen

Eigenbetriebe und Zweckverbände:

Abwasserverband Ermstal (AVE), Abwasser-
zweckverband Untere Elz, Abwasserzweck-
verband Unteres Sulmtal, Eigenbetriebe Stadt
Lörrach, Kommunale Servicebetriebe Tübingen
(KST), Stadtentwässerung Reutlingen (SER),
Stadtwerke Bad Urach, Stadtwerke Ettlingen
GmbH, Stadtwerke Nürtingen, Zweckverband
Gruppenklärwerk Aichtal, Zweckverband
Abwasserbeseitigung Biet, Zweckverband
Breitband Landkreis Schwäbisch Hall, Zweck-
verband Breitbandversorgung Schwarzwald-
Baar, Zweckverband Gemeinsamer Gutachter-
ausschuss im Landkreis Esslingen, Zweckver-
band Hagegarten, Zweckverband Pattonville,
Zweckverband Schwarzwald-Baar Heuberg
(move), Zweckverband Talhausen, Zweckver-
band Wasserversorgung Ammertal-
Schönbuchgruppe

Weitere Kunden:

Bischöfliches Ordinariat Speyer, Die Staatsthe-
ater Stuttgart, Heiliggeistspitalstiftung, Hoch-
schule Kehl, Hochschule Konstanz Technik,
Wirtschaft und Gestaltung, Hochschulen für
Angewandte Wissenschaften Baden-Württem-
berg e. V., kit-Familiäre Kindertagesbetreuung
Hohenlohekreis e. V., Klinikverbund Südwest
GmbH, Kreisjugendring Esslingen e. V., Landes-
verband Baden-Württemberg des deutschen
Bühnenvereins, Land Frauenverband Würt-
temberg-Baden e. V., Lindenparkschule Heil-
bronn, Naturpark Neckartal-Odenwald e. V.,
Pflegeverbund Strohgäu-Glems, Schulstiftung
der Erzdiözese Freiburg, Schwarzwaldwerkstatt
Dornstetten, Stiftungsverwaltung Freiburg,
Theater und Orchester Heidelberg, Stuttgarter
Straßenbahnen AG, Verbraucherzentrale
Baden-Württemberg e. V., WFL Wirtschaftsför-
derung Lörrach GmbH