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Projektunterstützung bei Software-Beschaffungen

Seit dem Inkrafttreten der Vergaberechtsreform am 18. April 2016 wurde das Verfahren über die Vergabe öffentlicher Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte reformiert, modernisiert und vereinfacht. Was den wenigsten öffentlichen Auftraggebern bewusst ist: Sie verfügen nun über größere Spielräume bei der Gestaltung des Vergabeverfahrens und können u. a. frei zwischen offenem und nicht offenem Verfahren wählen. Insbesondere bei der Anschaffung von Software, wenn es z. B. um Anpassungen (Customizing) oder Übernahme von Datenbeständen (Migration) geht, kann die Verwaltung mit der richtigen Wahl des Vergabeverfahrens die Anbieter genau unter die Lupe nehmen und so „die Spreu vom Weizen trennen“.

Derzeit begleiten wir ein bayerisches Landratsamt beim Vergabeverfahren für die Anschaffung einer neuen Fachverfahrensanwendung. Solche IT-Vergabeverfahren beanspruchen viel Zeit, bedürfen der Beteiligung diverser interner Akteure und setzen ein profundes IT-Verständnis voraus. Die Vorbereitung einer Vergabe muss sorgfältig geplant und mit den Methoden des Projektmanagements umgesetzt werden. Insbesondere der Spezifikation der jeweiligen Anforderungen ist hierbei ein besonderes Gewicht beizumessen (Stichwort: Leistungsverzeichnis/Lastenheft). Neben den zu beachtenden Fristen existieren einige formale Aspekte, die berücksichtigt werden müssen; auch müssen die verschiedenen Interessengruppen innerhalb der Verwaltung (Finanzen, IT, Fachbereich, Organisation etc.) koordiniert werden.

IMAKA bietet im Rahmen des Projektmanagements und der Projektunterstützung kompetente Beratung, beginnend ab dem Zeitpunkt der Entscheidung, dass eine Software angeschafft, ausgetauscht oder angepasst werden soll, über die Wahl des Vergabeverfahrens, die Erstellung der Vergabeunterlagen, bis hin zur Unterstützung bei der Vergabeentscheidung und der anschließenden Implementierung der Software im Haus. In vergaberechtlichen Fachfragen wird dabei auf die Fachkompetenz von langjährigen juristischen Kooperationspartnern zurückgegriffen. Selbstverständlich unterstützen wir Sie auf Wunsch auch beim anschließenden Change-Management-Prozess zur Einführung der neuen Software.

Stehen auch Sie vor einem entsprechenden Vergabeverfahren? Sprechen Sie uns an – wir unterstützen Sie gerne maßgeschneidert!

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