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Schulsekretariate - Schnittstelle Schule und Verwaltung

Schulsekretariate – die unterschätzte Schnittstelle zwischen Schule und Verwaltung

IMAKA hat in den vergangenen Monaten verschiedene Projekte zur Stellenbemessung in Schulsekretariaten durchgeführt. Der Fokus lag hierbei auf der jeweiligen Überprüfung des Aufgabenbestandes sowie des Personalbedarfs.

Das klassische Bild der Schulsekretariate entspricht nicht mehr der Praxis

In den letzten Jahren hat sich das Aufgabenspektrum der Schulsekretariate massiv gewandelt – hin zu einem heterogenen und umfangreicheren Tätigkeitsfeld. Sowohl in den Stellenbeschreibungen als auch den zugehörigen Eingruppierungen sind diese Veränderungen meist noch nicht zu Buche geschlagen.

Die Schulsekretariate sehen sich – unabhängig von der Schulform – mit einem vielfältigen Aufgabenbild konfrontiert. In diesem Zusammenhang wird die Krux der Schulsekretariate besonders deutlich: Sie sitzen permanent zwischen den Stühlen. Auf der einen Seite bestehen die Vorgaben des kommunalen Arbeitgebers und auf der anderen Seite die Wünsche der jeweiligen Schulleitungen – welche sich nicht immer gegenseitig entsprechen. Letztendlich fühlen sich die Schulsekretariate oftmals keinem der beiden Bereiche richtig zugehörig.

Hier gilt es, das Aufgabenspektrum entsprechend zu erheben und mit den tatsächlichen Anforderungen abzugleichen. Auf dieser Grundlage ist dann eine klare Abgrenzung der Verantwortlichkeiten zwischen dem Schulträger und den Schulleitungen sicherzustellen.

Regelmäßige Anpassung der Stellenanteile notwendig

Grundsätzlich orientiert sich die Stellenbedarfsbemessung bei Schulsekretariaten in einem ersten Schritt an den verschiedenen Schularten und der jeweiligen Schülerzahl – aus Sicht der Schulverwaltung wohl die wichtigste Kennzahl. Allerdings sind im nächsten Schritt unbedingt schulspezifische Besonderheiten zu berücksichtigen, wie bspw. eine Mitwirkung bei der Nachmittagsbetreuung oder ähnliches.

Theoretisch sollte eine Anpassung des Stellenbedarfs in regelmäßigen Abständen (bspw. jeweils zum Beginn des neuen Schuljahres) erfolgen; dies ist in der Regel allerdings nicht der Fall. Im Abstand von einigen Jahren lohnt sich darüber hinaus ein noch konkreterer Blick auf die aktuellen Stellenbedarfe, da sich unabhängig von den Schülerzahlen immer auch andere thematische Schwerpunkte im bildungspolitischen Bereich ergeben, die sich auf die bestehenden Bemessungsgrundsätze auswirken.

Zur Stellenbedarfsbemessung der Schulsekretariate liegen IMAKA verschiedene Bemessungstools und interkommunale Vergleichskennzahlen aus zahlreichen Projekten vor. In diesem Zusammenhang möchten wir besonders darauf hinweisen, dass Bemessungstools und Vergleichskennzahlen lediglich als Orientierungswerte dienen können und stets um örtliche Besonderheiten ergänzt werden müssen, um eine sachgerechte Kapazitätseinschätzung vornehmen zu können.

Schulsekretariate nehmen eine wichtige Funktion in den Schulen ein. Wann haben Sie zuletzt deren Aufgaben durchleuchtet und den notwendigen Stellenbedarf bemessen?

Lassen Sie uns ins Gespräch kommen – wir unterstützen Sie maßgeschneidert.

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