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Prozessbeschreibung und -handbücher

Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in öffentlichen Verwaltungen stellen sich immer wieder folgende Fragen: „Was tun wir eigentlich? Und wie tun wir es? Was kommt dabei heraus?“

Diese Fragen klingen zunächst banal und sind doch so wichtig, wenn es um die Qualität und die Ergebnisse des Verwaltungshandelns geht – sei es beispielsweise Jugendhilfeleistungen zu gewähren, eine Baugenehmigung zu erteilen oder ein Personalauswahlverfahren durchzuführen.

Wie werden u.a. in diesen Beispielen anhaltend gute Ergebnisse erreicht? Was ist nach einschlägiger Fachlichkeit (z. B. Soziale Arbeit, Betriebswirtschaft, Verwaltungswissenschaften) und aus der Erfahrung der Mitarbeitenden wichtig, um das gewünschte Ziel effektiv und effizient zu erreichen? Welche spezifischen Rahmenbedingungen vor Ort sind dabei zu berücksichtigen? Und warum sollen die Aufgaben genau so und nicht anders erledigt werden?

Prozessbeschreibungen bzw. Prozesshandbücher sind dafür ein nützliches Tool. Inform von Workshops und Interviews werden die Hauptaufgabenfelder des jeweiligen Teams/der Abteilung etc. gesammelt und in die einzelnen Teilschritte heruntergebrochen. Zusammen mit den Fach- und Führungskräften werden die zur Zielerreichung der Teilschritte notwendigen Aktivitäten, Schnittstellen zu anderen Bereichen und weiteren Beteiligten benannt und wichtige Materialien und Dokumente definiert. Im Ergebnis entsteht eine Art „Arbeitsworkflow“ für eine bestimmte Fachkraft-Zielgruppe bzw. ein Handbuch, welches die kompletten Arbeitsschritte übersichtlich darstellt. In Form von Flussdiagrammen werden die Zusammenhänge abschließend veranschaulicht.

Die Vorteile sind vielfältig:

  • „Bauchgefühl“, „Erfahrung“ und „Routine“ werden in Worte gefasst sowie fachlich diskutiert und definiert (Qualitätssicherung).
  • Standards und vorhandenes Prozess-Knowhow sind definiert und transparent (Wissenssicherung und Dienstvereinbarung),
  • Einarbeitung und Nachschlagemöglichkeit sind für jeden Mitarbeitenden gegeben (Orientierung),
  • Zielgerichtete und kontinuierliche Weiterentwicklung der Arbeit anhand prozesshaftem Denken, relevanter Aktivitäten und ihrer Schnittstellen steht im Fokus (Geschäftsprozessoptimierung),
  • Software kann nach den definierten Prozessen ausgerichtet werden (Dokumentations-Unterstützung),
  • Prozess-Zählung und Personalbedarfsbemessung ist bei Definition des durchschnittlichen Zeitaufwands je Teilprozess möglich (Controlling-Unterstützung),

Je nach Entwicklungsstand des Teams, der Abteilung etc. bedeutet die Erarbeitung eines Prozesshandbuchs einen begleitenden fachlichen Teamentwicklungsprozess, welcher durch unsere erfahrenen Beraterinnen und Berater mit verschiedenen Methoden unterstützt wird.

Dürfen wir Sie dabei unterstützen? Sprechen Sie uns gerne an.

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