Dokumentenmanagement und E-Akte

DMS und E-Akte: Der Weg in die „digitale Verwaltung“ führt nur über Organisationsarbeit und Projektmanagement!

Mit der Einführung eines DMS wird häufig das Ziel verfolgt, schneller und ohne großen Suchaufwand auf Dokumente zugreifen zu können, die für die Erfüllung einer Aufgabe, z. B. in der Leistungssachbearbeitung notwendig sind. Die Implementierung eines DMS ist mit unterschiedlichen, hier auszugsweise dargestellten Zielen verbunden. Zum einen entsteht durch die Einführung eines DMS die Möglichkeit, Verwaltungsvorgänge zu digitalisieren und damit unabhängig vom Ort Vorgänge bearbeiten, verlagern und Dokumente unter Wahrung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen auch mit externen Beteiligten, wie z. B. Gerichten, austauschen zu können. Zum anderen können neben der effizienteren Zusammenarbeit durch die ergänzende Einführung von digitalen Workflows etliche Abläufe in der Verwaltung verstärkt automatisiert werden.

Für eine erfolgreiche DMS-Einführung sind dabei unterschiedliche Erfolgsfaktoren maßgeblich: Neben einer aktive Rolle des Auftraggebers (klare Auftragserteilung an die Projektleitung; aktives Steuern und Entscheiden; Vertretung der Projektinteressen nach innen und außen etc.), einer kontinuierlichen Beteiligung der Fach- und Führungskräfte und einer fachkompetente operative Projektleitung in der Verwaltung ist es nach unseren Projekterfahrungen wichtig, den Themenkomplex „DMS“ verstärkt als Organisationsentwicklungsprozess zu begreifen.

Aus diesem Grunde legen wir in vielen Projekten einen besonderen Schwerpunkt auf detaillierte Prozessaufnahmen in der Verwaltung, die wir gemeinsam mit den Fach- und Führungskräften der jeweils betroffenen Fachbereiche durchführen.

Die IMAKA Institut für Management GmbH unterstützt den Einführungs- und Umsetzungsprozess in Abstimmung mit dem Auftraggeber in unterschiedlicher Breite und Tiefe in den Phasen Projektinitialisierung, Bestandsaufnahmen, Prozess-/Anforderungsanalyse, Erstellen von Rahmen- und Fachkonzepten sowie Umsetzung und Rollout. In etlichen Projekten waren unsere Fachleute auch als Projektleiter für die auftraggebende Verwaltung tätig.

IMAKA ist mit allen gängigen DMS-Produkten vertraut und fungiert in etlichen Projekten auch als „Transmissionsriemen“ zwischen der Verwaltung und dem DMS-Anbieter. Dies gilt in gleicher Weise für Integrationsprozesse zwischen DMS und IT-Fachverfahren.