Digitalisierungsprozesse im Haushalts- und Rechnungswesen
Digitale Workflows bei Rechnungen und Bescheiden: Bessere Buchungsqualität und schlankere Bearbeitungsprozesse
Zahlungsanordnungen (Auszahlungs-, Verrechnungs-, Änderungs- und Dauerauszahlungsanordnungen) werden heute inklusive der zahlungsbegründenden Unterlagen bereits digital archiviert. Ein medienbruchfreier Arbeitsfluss („Workflow“) von der anordnenden und im ERP buchenden Stelle zum „Rechnungs-“ Eingang in der Kasse ist jedoch oftmals nicht vorhanden: Manuelle (d. h. nicht durch ein Fachverfahren mit ERP-Anbindung direkt übergebene) Anordnungen müssen dezentral ausgedruckt und formal angeordnet werden, per Hauspost an die Kasse transportiert und dort wiederum digitalisiert (d. h. eingescannt) werden.
Mit der „frühen Digitalisierung“ von externen Rechnungen und internen Gebühren bzw. Kostenerstattungsbelegen sollen geringere Durchlaufzeiten, höhere Prozesssicherheit und eine vollständige Dokumentation im Sinne der "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) erreicht werden. Im Zuge der Digitalisierung von Haushalts- und Rechnungswesen-Prozessen wird die nicht wertschöpfende und stereotype Übernahme von Belegdaten aus Vorprozessen durch das Digitalisieren des Ausgangsbelegs aus dem Vorprozess und die Übernahme der Informationen in die Bearbeitung und Verarbeitung bei der Buchung ersetzt.
Zur Erreichung dieser Ziele unterstützt IMAKA in unterschiedlichen Themenfeldern:
- Konzeption und Umsetzungsbegleitung bei der Reorganisation der Buchhaltung,
- Durchführung von Wirtschaftlichkeitsanalysen und Erstellen von Fachkonzepten für die Anbindung von Fachverfahren an das zentrale ERP-System,
- Konzeption und Einführung von Unterstützungssystemen bei manuellen Buchungsprozessen (z. B. über einen Formularserver),
- Unterstützung bei der Auswahl, Konzeption und Einführung eines elektronischen Rechnungseingangsbuchs,
- Durchführen von Geschäftsprozessanalysen und Unterstützung bei der Konzeption von Workflows u.a. zur sachlich-rechnerischen Richtigstellung und Anordnung,
- Unterstützung bei der Neugestaltung des Stammdatenmanagements sowohl unter Berücksichtigung organisatorischer und informationstechnischer Anforderungen,
- Erstellen von Leistungsbeschreibungen und Fachkonzepten sowie Umsetzungsbegleitung bei der Einführung eines IT-gestützten Vertragsmanagements,
- Konzeption und Einführungsunterstützung von Archivierungslösungen zur einheitlichen, revisionssicheren digitalen Ablage buchungsbegründender Unterlagen.
Die Doppikeinführung hatte zur Folge, dass die bislang bestehenden kameralen Haushalts- und Rechnungswesenprozesse nicht mehr in die doppische Welt passten. In zahlreichen Projekten unterstützte und unterstützt IMAKA Institut für Management GmbH Kommunen, Landkreisverwaltungen und Bundesländer in oben genannten Themenfeldern. Dabei ist es uns wichtig, nicht nur theoretische Konzepte zu verfassen, sondern unsere Kunden auch in der praktischen Umsetzung zu begleiten. Dabei bringen wir unsere langjährige Expertise sowohl in unterschiedlichsten Organisationsbereichen der Öffentlichen Verwaltung als auch in der IT mit ein. Denn wir wissen, wie es „draußen“ läuft, was machbar ist und was nicht.